Posts Tagged ‘úspech’
Píšte svoje e-maily rýchlejšie – podpisy (1 diel)
Možno to používate, možno nie. Možno o automatických podpisoch niečo viete, možno nie. Ak ale chcete zrýchliť Vašu prácu alebo len ju zjednodušiť, dobrou voľbou je používať automatické podpisy vo Vašom mailovom programe.
Dôvod je jednoduchý, šetrí Váš drahocenný čas. Predstavte si o koľko rýchlejšie napíšete viacero e-mailov ak po ich dopísaní už len kliknete na ikonu podpisu a Váš podpis sa vloží automaticky. Ba dokonca si môžete vybrať, ktorý z podpisov sa má použiť. Môžete tak mať podpisy pre každú príležitosť, pre každú skupinu klientov zvlášť.
Druhou výhodou je, že predpripravené podpisy môžete použiť aj na vkladanie notoricky opakovaných častí textov. Príkladom by mohla byť situácia kedy takmer každý deň žiadate aby sa klient vyjadril k predkladanému riešeniu. V tomto prípade nepotrebujete písať e-mailovú správu, len vložíte tú, už vopred uloženú (ako podpis). Doplníte klientove oslovenie či len priezvisko, pripojíte prílohu s navrhovaným riešením a odošlete. Jednoduché, že? A hlavne tá rýchlosť. Veď je to len pár kliknutí myšou.
3 top tipy na organizovanie života
1) Deň má 24 hodín 
2) Približne 10 hodín trávite činnosťou týkajúcou sa človeka samotného: spánok, stravovanie sa, relax…
3) Zvyšok času si môžete robiť čo len chcete. Samozrejme snažíte sa to robiť čo najlepšie…
Príhodu ako naplniť vedro skalami určite už poznáte. (Ak nie, prečítajte si ju nižšie.) Je predsa jasné, že najprv dáte do vedra tie najväčšie kamene, potom tie menšie. Pomedzi ne sa vám tam zmestí ešte piesok (na záver dokonca aj voda).
Ak by ste to urobili opačne, tak tie veľké kamene sa vám tam už potom nezmestia. To je predsa jasné. No a práve toto by ste si mali uvedomiť pri organizovaní svojho času. Deň má 24 hodín. Ak odrátate spánok, stravu, relax, cestu do práce, ostane vám z celého dňa už len 50 – 60 % času. Je to dosť málo na to, aby ste sa zaoberali malichernosťami. Ak neuprednostňujete dôležité veci, môže sa stať že: “pracujete celý deň ako drak a robotu za vami nevidno”.
Čo je ale dôležité a čo menej dôležité? Vytvoril som si zoznam činností podľa dôležitosti.
Veľké kamene:
a) rodina – rodina je ako dobrý základ, ak je rodina OK tak je všetko OK
b) zdravie – ak zdravie zanedbáme, nebudeme sa môcť naplno tešiť zo života a z práce
c) práca – práca nás živí, rozvíja a zušľachťuje…
Menšie kamene:
a) spoločnosť, priatelia a známi
b) osobný a profesijný rozvoj (koučovanie, kurzy, školenia)
c) domácnosť, členstvo v klube čí diskusnom fóre
d) pomoc blízkym, dobrovoľníctvo
Piesok (a voda):
- každodenné rutinné činnosti, ktoré vykonávame doma či pri práci
- TV, hry, zábavné surfovanie po internete, vysedávanie pri pivečku a tak ďalej, a tak ďalej…
Tento zoznam činností sa môže meniť podľa kontextu nášho veku, životnej situácie, alebo iných nepredvídateľných okolností. Podstata však zostáva rovnaká. A osobne si myslím, že úspešný človek je ten človek ktorý je úspešný vo viacerých oblastiach života. Nestačí ak je dobrý v práci a rodina sa mu rozpadá. A tiež nie je dobré ak má rodinu OK, a ledva si zarobí na živobytie. Úspešný človek by mal dobre zvládnuť viacero dôležitých vecí.
Pohár života
Profesor filozofie stál pred svojou triedou veľký sklenený pohár a začal ho plniť kameňmi veľkými asi 5 cm. Keď ho naplnil, spýtal sa študentov, či je plný. Študenti súhlasili. Potom vzal profesor škatuľu menších obliakov a vysypal ich do pohára. Trošku s ním zatrepal a obliaky vyplnili medzery medzi väčšími kameňmi. Potom sa opäť spýtal študentov, či je pohár plný. Študenti opäť s ním súhlasili. Potom vzal profesor škatuľu s pieskom, vysypal ho do pohára a piesok samozrejme vyplnil aj tie najmenšie medzery.
„A teraz si predstavte,“ povedal profesor, „že to je váš život. Kamene sú tie podstatné veci – vaša rodina, váš partner, vaše zdravie, vaše deti – skrátka veci, ktoré v prípade, že všetko ostatné stratíte, stále dokážu naplniť váš život. Obliaky sú ostatné veci, ktoré tiež stoja za povšimnutie – vaša práca, váš dom, vaše auto. Piesok, to sú všetky ostatné maličkosti. Keď naplníte pohár najprv pieskom, nezostane žiadne miesto pre kamene a obliaky. A rovnaké je to i v živote.
To-Do zoznam
TO-DO zoznam je vlastne zoznam všetkých úloh ktoré máte urobiť. Ak takýto zoznam úloh máte, je veľmi málo pravdepodobné, že na niektorú úlohu zabudnete. Zároveň máte okamžitý prehľad o tých dôležitých úlohách.
Používanie TO-DO zoznamov je veľmi jednoduché. Ak ich začnete používať správne, môže to pre vás znamenať obrat v Time managemente a rast vašej efektivity práce.
Ak chcete začať používať to-do, zoberte si čistý list papiera a pod seba si napíšte všetky úlohy ktoré máte splniť. Ak je tých úloh neúmerne veľa, vytvorte si viaceré zoznamy. Každý veľký projekt tak bude mať svoj vlastný zoznam úloh. Alebo si urobte to-do zoznamy rozdelené podľa miesta. Takto môžete mať TO-DO PRÁCA pre úlohy vo vašom zamestnaní, TO-DO DOMA pre úlohy doma, TO-DO MESTO pre úlohy ktoré vybavujete v meste. Zapísané úlohy musia byť jasne definované konkrétnou vykonateľnou činnosťou. Začať pracovať na projekte XY je príliš abstraktné, no vyhodnotiť dotazníky je už konkrétna činnosť. Jednotlivé úlohy by mali byť stanovené tak, aby vás posúvali vpred. Pri každom bode to-do zoznamu by mala byť aj značka priority vykonávania jednotlivých úloh alebo termín ich splnenia. Ako označenie priority môžeme použiť písmená abecedy. A – znamená najvyššiu prioritu až C – najnižšia priorita.
K tomu aby bol váš to-do zoznam efektívny je potrebné ho pravidelne aktualizovať. Pod aktualizáciou rozumieme vytváranie zoznamov alebo pridávanie jednotlivých úloh. Či už to urobíte večer pred spaním alebo pri rannej káve závisí od vás. Ďalej tu dôležitá analýza plnenia úloh počas dňa. Čí už to urobíte vždy pri dokončení konkrétnej úlohy alebo cez prestávky je vaša vec. Ak to-do zoznam budete poctivo používať aspoň 21 dní, vytvorí sa tým pevný zvyk, zníži sa úroveň stresu a budete rýchlejšie napredovať. Verte mi, vyskúšal som to “na vlastnej koži” – oplatí sa to.
(Ne)Dôležité aktivity ktoré nám berú čas
V napredovaní za svojim cieľom je dôležité okrem iného aj to, ako rýchlo napredujete. Ak sa zdržiavate zbytočnosťami, vaša produkcia je pomalá a málo zarobíte, alebo ešte k tomu vás predbehne aj vaša konkurencia či kolega. Jedným z dôvodov pomalého napredovania sú činnosti, ktoré nie sú až tak dôležité pre váš cieľ, či projekt.
Viete ako dlho trávite čas čítaním nevyžiadaných e-mailov, spoločenskými debatami s kolegami o témach mimo rámec vašej práce, varením kávy… A napokon, viete v ktorej časti dňa ste najproduktívnejší? Niekto je “ranné vtáča” a niekto “nočná sova”. Ak toto nerešpektujete, môže sa stať, že počas dňa, keď ste najproduktívnejší strácate energiu pri druhoradých činnostiach a na dôležité činnosti potom máte primálo energie. Je dôležité to vedieť a prispôsobiť tomu pracovný režim. Na produktivitu ďalej pôsobí aj celý rad faktorov ako napr.: prestávky, stres, rutinné rozptýlenia, rušivé akustické elementy, pocity…
Liekom na efektivitu práce v boji proti neproduktívnym činnostiam je protokol našich všetkých činností. Pomocou neho môžeme analyzovať ako v skutočnosti trávime svoj pracovný čas. Pri tejto analýze môžeme byť v prvých dňoch doslova zarazený nad tým, koľko času “hodíte cez palubu”. Tento protokol je dôležité: 1) vykonávať písomne; 2) aktualizovať ho pri každej zmene činnosti. Pamäť totižto môže byť špatným meradlom pri spätnom odhadovaní času. Zaznamenávať svoje činnosti treba niekoľko dní. Samozrejme nehovorím tu o písaní až vás z toho bude bolieť ruka. Cieľom tejto analýzy nie je ani ďalšie zdržiavanie sa. Dôležité je, poznamenať si čas a pre opísanie činnosti používať jednoduché heslá. Ak chcete môžete si zaznamenávať aj koľko máte energie, ako ste unavený, úroveň rušivých elementov prichádzajúcich zvonka…
Tak napr:
čas činnosť energia rušivé elementy
8.45 – príchod do práce
8.00 – 8.10 varenie kávy čí klepy s kolegami); 80% veľa
8.10 – 8.30 e-maily (e-maily aj nevyžiadaný spam) 100% málo
8.30 – 9.00 bla bla
Ak chcete ísť vpred, neotáľajte!
Ak znovu a znovu váhate či odkladáte svoje úlohy, nie ste sami. Do určitej miery to robí každý človek. Ja tiež. Dôležité je do akej miery to robíte. Ak mierne, prestaňte čítať tento článok nič vám neprinesie. Ak veľmi, je potrebné s tým niečo robiť, pretože vám to bude aj naďalej kaziť úspech, kariéru či spoločenský život.
Ak s týmto zlozvykom chcete skoncovať, najprv sa musíte naučiť rozpoznať kedy váhate či odkladáte nejakú činnosť. Na druhom mieste je dôležité zistiť prečo to robíte a napokon urobiť konkrétne kroky aby ste so tomu vyhýbali.
Kedy a Prečo donekonečna odkladáme?
a) Keď robíte niečo čo je pohodlnejšie, niečo čo vyžaduje menej námahy alebo na čo máte momentálne náladu.
b) Ďalším dôvodom môže byť práca, ktorú vám zverí ďalšia osoba a tým pádom sa vaša práca zase odložila.
c) Môže to byť aj preto, lebo si neviete stanoviť priority jednotlivých úloh a robíte to čo je menej dôležité.
d) V neposlednom rade to môžu byť vaše pochybnosti o úspešnom ukončení úlohy a tak nerobíte radšej nič.
Keď už viete že otáľate urobte niečo preto aby ste s tým skoncovali. Môžete použiť niektorý z nasledujúcich postupov:
- ujasnite si aký dopad na vás bude mať nesplnenie konkrétnej dôležitej úlohy
- odhadnite koľko času/peňazí stratíte zbytočným otáľaním
- rozdeľte si projekt na menšie úlohy
- stanovte si odmeny za zvládnutie jednotlivých úloh
- požiadajte niekoho aby vás skontroloval ako aj vaše napredovanie
- začnite hneď niečo robiť aj keď to jednoduchšie
Time management
Jedným z dôvodov prečo nemôžme zožať úspech je, že nemáme cieľ. Ak ho aj máme niekedy nevieme ako k nemu prísť. Ďalším dôvodom môže byť, že sa nám cieľ stráca z dohľadu – akosi na neho zabúdame. Alebo aj keď tento cieľ máme neustále pred sebou, tak prílišná zaneprázdnenosť, preinformovanosť či unáhlenosť dnešnej doby nám nedovoľuje plynule na cieli pracovať.
Veď to sami poznáte. Určite ste zažili pocit, kedy “akoby ste sa prehrabávali na jednom mieste a nie a nie sa pohnúť ďalej”. Alebo keď sa snažíte, Vaša snaha sa podobá skôr na “kráčanie proti všetkým živlom prírody” ako na úspešné dosahovanie stanovených cieľov.
Jedným z možných riešení je Time Management. Je to moderná vedná disciplína, ktorá skúma človeka z pohľadu jeho činností v čase. Alebo po slovensky: Ak budeme používať fintičky manažmentu času, je celkom pravdepodobné že sa nám podarí nemrhať časom. Prácu skončíme skôr, pretože budeme pracovať efektívnejšie. A budeme mať čas žiť tak trochu normálne.
Každý deň máme príliš málo času na to, koľko toho máme urobiť. Toto môže viesť k notorickému nestíhaniu. Ale keďže máme možnosť rozhodnúť sa ako budeme tráviť svoj čas, môžeme s tým niečo urobiť. Musíme sa naučiť rozlišovať čo musíme urobiť a čo chceme urobiť. Dobrý Time management znamená porozumieť našim cieľom a zorganizovať denný rozvrh tak, aby sme napredovali. Ak sa ešte naučíme niekoľko zručností efektívnej práce, získame čas navyše.
V ďalších článkoch vám budem prinášať rôzne návody ako si zorganizovať život pomocou Time managementu.
ako na úspech… (2)
Predstavte si, že sa prechádzate po lese a zrazu zbadáte veľkého vlka. V momente Vám začne srdce divo biť a poriadne sa Vám zvýši adrenalín. Normálna reakcia na bezprostredné nebezpečenstvo. Ale o niekoľko sekúnd zbadáte aj majiteľa tohoto vlka (vlastne to nie je vlk, ale pes na prechádze so svojim pánom). Zavolá ho po mene, pes unudene zívne a pomaly sa poberie za svojim pánom. – koniec predstavy. Nebezpečenstvo je preč. Ale pred chvíľkou tu bolo.
Človek vždy reaguje na základe toho, čo vidí. Problém však nebol v tom vlkovi/psovi, ale v tom ako ho človek vníma. Je to v tom ako sa pozerá na veci. Epiktetos hovoril, že ho netrápia okolnosti ktoré prichádzajú, ale to ako ich ľudia vnímajú.
Existuje veľa vecí, ktoré človek vníma znovu a znovu rovnakým spôsobom. Takto vznikajú zvyky. Sú našimi postojmi, ako reagujeme na tie isté veci. Sú ako sudcovia ktorí sú pripravení vyniesť rozsudok. Tieto postoje môžu urobiť zo zážitku príjemnú, alebo nepríjemnú záležitosť. Stará múdrosť hovorí: “dvaja muži sa spoza mreží dívali, jeden blato videl, druhý ako hviezdy padali”. Tú istú skúsenosť budú dvaja ľudia vnímať rozlične. A tak z tej istej skúsenosti si možete urobiť konštruktívnu výzvu rásť, alebo ničivú katastrofu zakrpatenia. Tá dobrá správa znie, že svoje postoje a tým aj svoj život môžeme meniť. Tie dobré zvyky môžeme zachovať, zlé vykoreniť a samozrejme vytvoriť návyky nové.
Naše šťastie nezávisí od toho, čo sa nám stane, ale od toho čo sa stane v nás. Ak chce človek rásť, musí si položiť otázku ako tú situáciu vidí a čo sa s tým dá robiť. Keď sa budeme stavať k životu pozitívne a víťazne bez ohľadu na to čo nás v živote stretne, spoznáme tajomstvo šťastného života.
