time management – gtd
Kvalitný do-to list
Viete, to-do list to je taký zoznam úloh, ktoré treba urobiť. Je dobré, keď si na neho zvyknete. Ja osobne vám ho môžem len a len odporúčať. S to-do listom som jednoducho výkonnejší.
GTD zoznamy, ktoré Vám uľahčia život
Ak za zaoberáte zvýšením osobnej produktivity alebo time managementom, či metódou GTD, určite ste sa stretli s pojmom TO-DO zoznam. Je to jednoducho zoznam úloh, ktoré máte urobiť. Takým najjednoduchším príkladom to-do listu, je nákupný zoznam. Ak niečo kúpite tak to vyškrtnete zo zoznamu. Máte tak vždy prehľad čo ste už kúpili a čo ešte treba kúpiť nabudúce. Takýchto zoznamov môžete mať viacero. Nebudete si predsa do toho istého zoznamu písať nákup v potravinách spolu s tipmi na narodeninové darčeky a úlohami, ktoré máte v práci. Vznikol by tak dlhý neprehľadný zoznam v ktorom sa ťažšie orientuje. Výhody samostatných to-do listov môže byť hneď niekoľko:
– v práci máte na stole zoznam pracovných záležitostí
– obchode si pozriete zoznam vecí ktoré treba nakúpiť
– cestou domov si poznačíte tip na darček na osobitný zoznam
– nemôžete predsa myslieť na všetko naraz – na odľahčenie mysle slúži práve to-do list.
Príklady zoznamov, ktoré môžu zvýšiť Vašu produktivitu, alebo inak uľahčiť život:
- Zoznam úloh: Jednoduchý zoznam vecí, čo musíte urobiť.
- Zoznam projektov: Zoznam projektov Vám pomôže mať neustály prehľad o všetkých rozpracovaných projektoch.
- Zoznam želaní: je to zoznam vecí, ktoré chcete kúpiť, ale nie hneď (až keď budete mať peniaze alebo, čas, alebo ak keď budú mať akciu vo Vašom obchode…).
- Nákupné zoznamy: Zoznam vecí ktoré potrebujete najbližšie nakúpiť, alebo zoznam potravín, ktoré pravidelne nakupujete.
- Tipy na darčeky: Nič nie je nič horšie ako Vianoce pred dverami (alebo iné okrúhle výročie vo Vašej rodine) a Vy nemáte žiadnu predstavu o tom, čo kúpiť Vašim najbližším. S pomocou tohto zoznamu máte pred sebou tipy, ktoré ste si poznačili vždy keď ste objavili niečo špecifické.
- Zoznamy úloh s viacerými krokmi: Zoznam vecí kde k ich splneniu potrebujete urobiť viacero (nadväzujúcich) krokov. Výhodou ďalších krokov je, že každú úlohu si stačí raz v kľude premyslieť. Kedykoľvek potom môžete plniť jednotlivé kroky bez toho aby ste sa neustále vracali (rozpamätávali) k riešeniu vedúce k cieľu.
- Zoznam na čítanie: Zoznam kníh a časopisov ktoré plánujete prečítať.
- Web adresy s prihlasovacími údajmi: Zoznam všetkých webov ku ktorým sa potrebujete prihlásiť s menom a heslom. Mať všade rovnaké prihlasovacie údaje nie je bezpečné a všetky prihlasovacie údaje si predsa nemôžete pamätať.
- Life zoznamy: Zoznam dlhodobých úloh a životných cieľov, ktoré potrebujete mať neustále na očiach aby ste "nezišli z cesty".
- Zoznamy vzťahujúce sa k dňom: Zoznamy vecí ktoré sa vzťahujú k dňom alebo týždňom (utorok a štvrtok fitnesko, streda hudobná výchova…).
Ak sa Vám článok páčil, podporte ho: 
Hľadanie riešenia – brainstorming
Život pred nás kladie stále nové otázky. Tieto otázky treba riešiť. Vyriešením otázok a problémov sa človek posunie ďalej. Má za sebou ďalšiu skúsenosť. Práve vyriešením otázky sa mu predkladajú nové možnosti, ktoré by sa mu neponúkli ak by problém neriešil.
A zase naopak ak človek predkladané otázky nerieši, po čase pred nimi musí utekať – stanú sa jeho nočnou morou. Život je už raz taký. Stále nám predkladá nové otázky. Niekedy sa otázky riešia celkom ľahko. Niekedy je to ťažšie až flustrujúce.
K riešeniu otázok existuje množstvo spôsobov a techník. Jednou z nich je brainstorming. Môžeme ním riešiť problém v práci, vyriešiť podnikateľský zámer, alebo osobné vzťahy či rodinné záležitosti. Brainstormingom môžeme vidieť do problému lepšie a môžeme si vybrať to najlepšie riešenie z mnohých ďalších.
Cieľom brainstormingu je nájsť nové netradičné riešenia. Podstatou je uvoľniť predstavivosť, fantáziu a obrazotvornosť, generovať nápady, vzájomne sa inšpirovať so snahou uplatniť sa a odstrániť zábrany.
Brainstorming (z angl. brain – mozog, angl. storm – búrka) je kreatívna metóda založená na skupinovom riešení problému. Zakladateľ tejto metódy vychádzal z predpokladu, že ľudia svoje nápady radšej ani nevyslovia, lebo sa boja že ich nápady sú nereálne, bláznivé alebo smiešne. Toto ale kreativite neprospieva. Preto prvou zásadou je nehodnotiť jednotlivé nápady. Hodnotenie patrí až na záver. Druhým pravidlom je, čím viac nápadov tým väčšia pravdepodobnosť toho že medzi nimi nájdeme vhodné riešenie. Ten najoriginálnejší nápad prichádza obyčajne až keď sa konzervatívne myšlienky vyčerpali. Po tretie: skupina ľudí sa navzájom inšpiruje a povzbudzuje v hľadaní ďalších a ďalších nápadov.
Postup:
1) oboznámenie s otázkou ktorú budeme riešiť
2) vlastný brainstorming
3) vyhodnotenie
Zopár fintičiek Time management-u
Pracovať efektívne s časom je neoddeliteľnou schopnosťou vysoko efektívnych ľudí. Hovorí sa, že deň má 24 hodín, ale keď si privstanete hodinku skôr tak máte k dispozícii 25 hodín. Toto ale je vtip. Deň sa natiahnuť nedá. Nedá sa ani zastaviť čas. Preto sa musíte naučiť pracovať efektívnejšie. Čiže za menej času spraviť viac.
Ak sa pýtate či je to vôbec možné. Moja odpoveď je ÁNO. Vo vašom okolí sú úspešní ľudia, ktorí toho stihnú viac a majú k dispozícii tak isto 24 hodín ako vy.
Niektoré fintičky ktoré vám pomôžu zamerať sa na dôležitú prácu:
Prevezmite zodpovednosť
Ak máte tendenciu, obviňovať iných ľudí za to, že strácate čas, prestaňte s tým. Prijmite zodpovednosť za to, ako trávite svoj čas. Zamyslite nad tým, ako ho lepšie využiť. Ak to urobíte, budete napredovať rýchlejšie a cieľavedomejšie a navyše získate silu k ďalšej práci.
Naučte sa hovoriť NIE
Povedať nie je niekedy dosť ťažké. Všetko robíte samy, lebo nedokážete povedať nie, alebo preto že si myslíte že to dokážete urobiť len vy, alebo, alebo… No uvedomte si, že ak budete všetko robiť samy, tak budete pracovať aj na veciach ktoré nie sú dôležité pre váš súčasný projekt, a navyše úloh vám bude neustále pribúdať.
Požiadajte o pomoc
Nie je pravda že všetko musíte urobiť sami. Prácu môžete delegovať. Proste ju zveriť niekomu inému. Niekedy je to naozaj ťažké. Zrejme si myslíte, že tú prácu aj tak vy urobíte najlepšie. Je veľmi pravdepodobné, že máte pravdu. Ale hovorí sa, “že za opýtanie človek nič nedá”. Ak zistíte, že niečo môžete delegovať, urobte to. Získate čas navyše.
Zmeňte návyky
Je jednoduché slepo nasledovať zvyky. Vo väčšine prípadov je to aj užitočné, lebo zvyky nám prácu uľahčujú. Nemusíte predsa stále znovu a znovu rozmýšľať ako to urobiť. Ale ak vyskúšate nové efektívnejšie metódy, zistíte že Vám práca netrvá tak dlho a získate tak čas navyše.
Zjednodušte si svoj život
Každý väčší projekt si rozplánujte do viacerých menších etáp. A potom ich postupne zdolávajte. Pri plánovaní Vás napadnú efektívnejšie riešenia a vždy budete vedieť čo máte robiť. Zdolávaním malých etáp sa budete nezadržateľne blížiť k cieľu.
Odmerajte si plytvajúci čas
Každý sem-tam plytvá časom. Niekedy je to viac, niekedy menej. Zamyslite sa nad svojim denným režimom. Všimnite si ktoré činnosti Vám koľko trvajú a akú majú prioritu pre Váš cieľ. Najprv robte činnosti “ktoré Vás privádzajú k cieľu” až potom činnosti “ktoré treba aj tak urobiť”.
Ak máte chuť vyskúšať uvedené fintičky, porozmýšľajte ako konkrétne ich viete realizovať vo vašich podmienkach. Nezaoberajte o nimi len raz. Vytlačte si tieto body na papier a dajte si ich niekde do svojej blízkosti. Venuje tomuto niekoľko minút počas viacerých dní. Určite Vás niečo napadne…
Píšte svoje e-maily rýchlejšie – automatické podpisy (2. diel)
Podpisy v Outlook Express
V tomto programe slúži na vkladanie podpisu tlačidlo “Vložiť podpis”.
Práca je tu teda jednoduchá:
- klik na tlačítko “nová správa” (1)
- napíšete svoj e-mail (2)
- kliknete na tlačítko “Vložiť podpis” (3)
Program vloží na pozíciu kurzora predvolený podpis. Podpisov môžete mať samozrejme viacero. Ak kliknete na tlačítko, vloží sa predvolený podpis. Druhá možnosť je kliknúť na rozbaľovací zoznam tlačítka a vybrať si požadovaný podpis.
Podpisy môžete vytvoriť cez horné hlavné menu “Nástroje” (4) kliknete na položku Možnosti (5). V otvorenom okne kliknete na záložku “Podpisy” (6).
Na vytvorenie podpisu slúži tlačítko “Nový” (7). Kurzor sa presunie do spodného okna (8) kde napíšete znenie Vášho podpisu. Takto vytvorený podpis môžete ešte premenovať (9) a tiež určiť ktorý z podpisov bude predvolený (10). Kliknutím na tlačítko “OK” zavriete okno.
Píšte svoje e-maily rýchlejšie – podpisy (1 diel)
Možno to používate, možno nie. Možno o automatických podpisoch niečo viete, možno nie. Ak ale chcete zrýchliť Vašu prácu alebo len ju zjednodušiť, dobrou voľbou je používať automatické podpisy vo Vašom mailovom programe.
Dôvod je jednoduchý, šetrí Váš drahocenný čas. Predstavte si o koľko rýchlejšie napíšete viacero e-mailov ak po ich dopísaní už len kliknete na ikonu podpisu a Váš podpis sa vloží automaticky. Ba dokonca si môžete vybrať, ktorý z podpisov sa má použiť. Môžete tak mať podpisy pre každú príležitosť, pre každú skupinu klientov zvlášť.
Druhou výhodou je, že predpripravené podpisy môžete použiť aj na vkladanie notoricky opakovaných častí textov. Príkladom by mohla byť situácia kedy takmer každý deň žiadate aby sa klient vyjadril k predkladanému riešeniu. V tomto prípade nepotrebujete písať e-mailovú správu, len vložíte tú, už vopred uloženú (ako podpis). Doplníte klientove oslovenie či len priezvisko, pripojíte prílohu s navrhovaným riešením a odošlete. Jednoduché, že? A hlavne tá rýchlosť. Veď je to len pár kliknutí myšou.
3 top tipy na organizovanie života
1) Deň má 24 hodín 
2) Približne 10 hodín trávite činnosťou týkajúcou sa človeka samotného: spánok, stravovanie sa, relax…
3) Zvyšok času si môžete robiť čo len chcete. Samozrejme snažíte sa to robiť čo najlepšie…
Príhodu ako naplniť vedro skalami určite už poznáte. (Ak nie, prečítajte si ju nižšie.) Je predsa jasné, že najprv dáte do vedra tie najväčšie kamene, potom tie menšie. Pomedzi ne sa vám tam zmestí ešte piesok (na záver dokonca aj voda).
Ak by ste to urobili opačne, tak tie veľké kamene sa vám tam už potom nezmestia. To je predsa jasné. No a práve toto by ste si mali uvedomiť pri organizovaní svojho času. Deň má 24 hodín. Ak odrátate spánok, stravu, relax, cestu do práce, ostane vám z celého dňa už len 50 – 60 % času. Je to dosť málo na to, aby ste sa zaoberali malichernosťami. Ak neuprednostňujete dôležité veci, môže sa stať že: “pracujete celý deň ako drak a robotu za vami nevidno”.
Čo je ale dôležité a čo menej dôležité? Vytvoril som si zoznam činností podľa dôležitosti.
Veľké kamene:
a) rodina – rodina je ako dobrý základ, ak je rodina OK tak je všetko OK
b) zdravie – ak zdravie zanedbáme, nebudeme sa môcť naplno tešiť zo života a z práce
c) práca – práca nás živí, rozvíja a zušľachťuje…
Menšie kamene:
a) spoločnosť, priatelia a známi
b) osobný a profesijný rozvoj (koučovanie, kurzy, školenia)
c) domácnosť, členstvo v klube čí diskusnom fóre
d) pomoc blízkym, dobrovoľníctvo
Piesok (a voda):
- každodenné rutinné činnosti, ktoré vykonávame doma či pri práci
- TV, hry, zábavné surfovanie po internete, vysedávanie pri pivečku a tak ďalej, a tak ďalej…
Tento zoznam činností sa môže meniť podľa kontextu nášho veku, životnej situácie, alebo iných nepredvídateľných okolností. Podstata však zostáva rovnaká. A osobne si myslím, že úspešný človek je ten človek ktorý je úspešný vo viacerých oblastiach života. Nestačí ak je dobrý v práci a rodina sa mu rozpadá. A tiež nie je dobré ak má rodinu OK, a ledva si zarobí na živobytie. Úspešný človek by mal dobre zvládnuť viacero dôležitých vecí.
Pohár života
Profesor filozofie stál pred svojou triedou veľký sklenený pohár a začal ho plniť kameňmi veľkými asi 5 cm. Keď ho naplnil, spýtal sa študentov, či je plný. Študenti súhlasili. Potom vzal profesor škatuľu menších obliakov a vysypal ich do pohára. Trošku s ním zatrepal a obliaky vyplnili medzery medzi väčšími kameňmi. Potom sa opäť spýtal študentov, či je pohár plný. Študenti opäť s ním súhlasili. Potom vzal profesor škatuľu s pieskom, vysypal ho do pohára a piesok samozrejme vyplnil aj tie najmenšie medzery.
„A teraz si predstavte,“ povedal profesor, „že to je váš život. Kamene sú tie podstatné veci – vaša rodina, váš partner, vaše zdravie, vaše deti – skrátka veci, ktoré v prípade, že všetko ostatné stratíte, stále dokážu naplniť váš život. Obliaky sú ostatné veci, ktoré tiež stoja za povšimnutie – vaša práca, váš dom, vaše auto. Piesok, to sú všetky ostatné maličkosti. Keď naplníte pohár najprv pieskom, nezostane žiadne miesto pre kamene a obliaky. A rovnaké je to i v živote.
