Posts Tagged ‘e-mail’
E-mail môže byť dobrý pomocník, ale aj monštrum…
E-mail môže byť dobrý pomocník, ale aj monštrum, ktoré Vám bude nestále sťažovať prácu. Je to s ním podobne ako s ohňom v slovenskom prísloví: Oheň je dobrý sluha, ale zlý pán. Ak chcete z neho mať dobrého sluhu, skúste sa inšpirovať nasledujúcimi bodmi:
1) Kontrolujte e-maily v intervaloch. Ak Vám robota chodí e-mailom je dobré nastaviť si sťahovanie pošty napríklad každých 30 min. Ak pre Vás nie je dôležité často kontrolovať e-maily, kontrolujte ich 3 až 4 krát za deň. Napríklad hneď keď prídete do práce, potom o 12.00 a potom o 16.00 hod. Zvyšok času môžete nerušene pracovať.
2) Deň začnite dôležitými úlohami. Vždy majte na očiach zoznam vecí, ktoré treba urobiť. Z Vášho to-do zoznamu vybavujte najskôr úlohy s najvyššou prioritou. Až potom sa venujte e-mailom a ostatným záležitostiam.
3) Na e-maily reagujte okamžite. S každým e-mailom môžete niečo urobiť. Odpovedajte naň, prepošlite (delegujte) ho ďalej, presuňte do archívu, alebo ho hneď vymažte. V žiadnom prípade ich nečítajte znovu a znovu. Nevybavené e-maily radšej označte ako nevybavené a vybavte ich v priebehu dňa. Snažte sa však aby nevybavených e-mailov nebolo viac ako sa Vám zmestí do okna e-mailového klienta.
4) Vyhľadávajte efektívne. Najviac času Vám zaberie spätné hľadanie e-mailov. Naučte sa hľadať efektívne pomocou kľúčových slov z textu e-mailu, alebo adresy odosielateľa. Ak už nemôžete vybaviť e-maily ihneď, lebo ich potrebujete mať stále k dispozícii, označte si ich (napr. farebne) alebo ich presuňte do zvláštnej zložky konkrétneho projektu. Po ukončení projektu ich vraďte spať do doručenej pošty (inbox).
5) Filtrujte svoje e-maily. Používajte antispamový filter. Používajte automatické presunutie informačných e-mailov do inej zložky.
6) Používajte dva e-mailové kontá. Jedno konto používajte na prácu. Druhé konto je určené: na zábavu; registráciu na rôznych weboch; na príjem nekonečne preposielaných prezentácií v PowerPointe a iných nedôležitých e-mailoch pri ktorých nehrozí nič vážne ak uniknú Vašej pozornosti.
7) Snažte sa vyhnúť freemailovym kontám. Obyčajne sú viac zaťažované spamom ako platené kontá o ktoré sa starajú prifíci.
8) Majte e-maily pri sebe. Synchronizujte svoje e-maily s Vašim mobilom, PDA alebo notebook-om. E-mailom sa tam môžete venovať aj počas cestovania či čakania na malé deti, kým sa im skončí hudobná škola umenia či iný krúžok 
Ak sa Vám článok páčil, podporte ho: 
Píšte svoje e-maily rýchlejšie – automatické podpisy (2. diel)
Podpisy v Outlook Express
V tomto programe slúži na vkladanie podpisu tlačidlo “Vložiť podpis”.
Práca je tu teda jednoduchá:
- klik na tlačítko “nová správa” (1)
- napíšete svoj e-mail (2)
- kliknete na tlačítko “Vložiť podpis” (3)
Program vloží na pozíciu kurzora predvolený podpis. Podpisov môžete mať samozrejme viacero. Ak kliknete na tlačítko, vloží sa predvolený podpis. Druhá možnosť je kliknúť na rozbaľovací zoznam tlačítka a vybrať si požadovaný podpis.
Podpisy môžete vytvoriť cez horné hlavné menu “Nástroje” (4) kliknete na položku Možnosti (5). V otvorenom okne kliknete na záložku “Podpisy” (6).
Na vytvorenie podpisu slúži tlačítko “Nový” (7). Kurzor sa presunie do spodného okna (8) kde napíšete znenie Vášho podpisu. Takto vytvorený podpis môžete ešte premenovať (9) a tiež určiť ktorý z podpisov bude predvolený (10). Kliknutím na tlačítko “OK” zavriete okno.
Píšte svoje e-maily rýchlejšie – podpisy (1 diel)
Možno to používate, možno nie. Možno o automatických podpisoch niečo viete, možno nie. Ak ale chcete zrýchliť Vašu prácu alebo len ju zjednodušiť, dobrou voľbou je používať automatické podpisy vo Vašom mailovom programe.
Dôvod je jednoduchý, šetrí Váš drahocenný čas. Predstavte si o koľko rýchlejšie napíšete viacero e-mailov ak po ich dopísaní už len kliknete na ikonu podpisu a Váš podpis sa vloží automaticky. Ba dokonca si môžete vybrať, ktorý z podpisov sa má použiť. Môžete tak mať podpisy pre každú príležitosť, pre každú skupinu klientov zvlášť.
Druhou výhodou je, že predpripravené podpisy môžete použiť aj na vkladanie notoricky opakovaných častí textov. Príkladom by mohla byť situácia kedy takmer každý deň žiadate aby sa klient vyjadril k predkladanému riešeniu. V tomto prípade nepotrebujete písať e-mailovú správu, len vložíte tú, už vopred uloženú (ako podpis). Doplníte klientove oslovenie či len priezvisko, pripojíte prílohu s navrhovaným riešením a odošlete. Jednoduché, že? A hlavne tá rýchlosť. Veď je to len pár kliknutí myšou.
