Posts Tagged ‘time management – gtd’

Kvalitný do-to list

TaskList-ToDo-List

Viete, to-do list to je taký zoznam úloh, ktoré treba urobiť. Je dobré, keď si na neho zvyknete. Ja osobne vám ho môžem len a len odporúčať. S to-do listom som jednoducho výkonnejší.

Prečítajte si zvyšok tohto článku »

E-mail môže byť dobrý pomocník, ale aj monštrum…

@ Symbol 2
E-mail môže byť dobrý pomocník, ale aj monštrum, ktoré Vám bude nestále sťažovať prácu. Je to s ním podobne ako s ohňom v slovenskom prísloví: Oheň je dobrý sluha, ale zlý pán. Ak chcete z neho mať dobrého sluhu, skúste sa inšpirovať nasledujúcimi bodmi:
1) Kontrolujte e-maily v intervaloch. Ak Vám robota chodí e-mailom je dobré nastaviť si sťahovanie pošty napríklad každých 30 min. Ak pre Vás nie je dôležité často kontrolovať e-maily, kontrolujte ich 3 až 4 krát za deň. Napríklad hneď keď prídete do práce, potom o 12.00 a potom o 16.00 hod. Zvyšok času môžete nerušene pracovať.
2) Deň začnite dôležitými úlohami. Vždy majte na očiach zoznam vecí, ktoré treba urobiť. Z Vášho to-do zoznamu vybavujte najskôr úlohy s najvyššou prioritou. Až potom sa venujte e-mailom a ostatným záležitostiam.
3) Na e-maily reagujte okamžite. S každým e-mailom môžete niečo urobiť. Odpovedajte naň, prepošlite (delegujte) ho ďalej, presuňte do archívu, alebo ho hneď vymažte. V žiadnom prípade ich nečítajte znovu a znovu. Nevybavené e-maily radšej označte ako nevybavené a vybavte ich v priebehu dňa. Snažte sa však aby nevybavených e-mailov nebolo viac ako sa Vám zmestí do okna e-mailového klienta.
4) Vyhľadávajte efektívne. Najviac času Vám zaberie spätné hľadanie e-mailov. Naučte sa hľadať efektívne pomocou kľúčových slov z textu e-mailu, alebo adresy odosielateľa. Ak už nemôžete vybaviť e-maily ihneď, lebo ich potrebujete mať stále k dispozícii, označte si ich (napr. farebne) alebo ich presuňte do zvláštnej zložky konkrétneho projektu. Po ukončení projektu ich vraďte spať do doručenej pošty (inbox).
5) Filtrujte svoje e-maily. Používajte antispamový filter. Používajte automatické presunutie informačných e-mailov do inej zložky.
6) Používajte dva e-mailové kontá. Jedno konto používajte na prácu. Druhé konto je určené: na zábavu; registráciu na rôznych weboch; na príjem nekonečne preposielaných prezentácií v PowerPointe a iných nedôležitých e-mailoch pri ktorých nehrozí nič vážne ak uniknú Vašej pozornosti.
7) Snažte sa vyhnúť freemailovym kontám. Obyčajne sú viac zaťažované spamom ako platené kontá o ktoré sa starajú prifíci.
8) Majte e-maily pri sebe. Synchronizujte svoje e-maily s Vašim mobilom, PDA alebo notebook-om. E-mailom sa tam môžete venovať aj počas cestovania či čakania na malé deti, kým sa im skončí hudobná škola umenia či iný krúžok :-)

Ak sa Vám článok páčil, podporte ho: pošli na vybrali.sme.sk

Zopár fintičiek Time management-u

Pracovať efektívne s časom je neoddeliteľnou schopnosťou vysoko efektívnych ľudí. Hovorí sa, že deň má 24 hodín, ale keď si privstanete hodinku skôr tak máte k dispozícii 25 hodín. Toto ale je vtip. Deň sa natiahnuť nedá. Nedá sa ani zastaviť čas. Preto sa musíte naučiť pracovať efektívnejšie. Čiže za menej času spraviť viac.
Ak sa pýtate či je to vôbec možné. Moja odpoveď je ÁNO. Vo vašom okolí sú úspešní ľudia, ktorí toho stihnú viac a majú k dispozícii tak isto 24 hodín ako vy.
Niektoré fintičky ktoré vám pomôžu zamerať sa na dôležitú prácu:
Prevezmite zodpovednosť
Ak máte tendenciu, obviňovať iných ľudí za to, že strácate čas, prestaňte s tým. Prijmite zodpovednosť za to, ako trávite svoj čas. Zamyslite nad tým, ako ho lepšie využiť. Ak to urobíte, budete napredovať rýchlejšie a cieľavedomejšie a navyše získate silu k ďalšej práci.
Naučte sa hovoriť NIE
Povedať nie je niekedy dosť ťažké. Všetko robíte samy, lebo nedokážete povedať nie, alebo preto že si myslíte že to dokážete urobiť len vy, alebo, alebo… No uvedomte si, že ak budete všetko robiť samy, tak budete pracovať aj na veciach ktoré nie sú dôležité pre váš súčasný projekt, a navyše úloh vám bude neustále pribúdať.
Požiadajte o pomoc
Nie je pravda že všetko musíte urobiť sami. Prácu môžete delegovať. Proste ju zveriť niekomu inému. Niekedy je to naozaj ťažké. Zrejme si myslíte, že tú prácu aj tak vy urobíte najlepšie. Je veľmi pravdepodobné, že máte pravdu. Ale hovorí sa, “že za opýtanie človek nič nedá”. Ak zistíte, že niečo môžete delegovať, urobte to. Získate čas navyše.
Zmeňte návyky
Je jednoduché slepo nasledovať zvyky. Vo väčšine prípadov je to aj užitočné, lebo zvyky nám prácu uľahčujú. Nemusíte predsa stále znovu a znovu rozmýšľať ako to urobiť. Ale ak vyskúšate nové efektívnejšie metódy, zistíte že Vám práca netrvá tak dlho a získate tak čas navyše.
Zjednodušte si svoj život
Každý väčší projekt si rozplánujte do viacerých menších etáp. A potom ich postupne zdolávajte. Pri plánovaní Vás napadnú efektívnejšie riešenia a vždy budete vedieť čo máte robiť. Zdolávaním malých etáp sa budete nezadržateľne blížiť k cieľu.
Odmerajte si plytvajúci čas
Každý sem-tam plytvá časom. Niekedy je to viac, niekedy menej. Zamyslite sa nad svojim denným režimom. Všimnite si ktoré činnosti Vám koľko trvajú a akú majú prioritu pre Váš cieľ. Najprv robte činnosti “ktoré Vás privádzajú k cieľu” až potom činnosti “ktoré treba aj tak urobiť”.
Ak máte chuť vyskúšať uvedené fintičky, porozmýšľajte ako konkrétne ich viete realizovať vo vašich podmienkach. Nezaoberajte o nimi len raz. Vytlačte si tieto body na papier a dajte si ich niekde do svojej blízkosti. Venuje tomuto niekoľko minút počas viacerých dní. Určite Vás niečo napadne…

Píšte svoje e-maily rýchlejšie – automatické podpisy (2. diel)

Podpisy v Outlook Express
V tomto programe slúži na vkladanie podpisu tlačidlo “Vložiť podpis”.
Práca je tu teda jednoduchá:
- klik na tlačítko “nová správa” (1)
- napíšete svoj e-mail (2)
- kliknete na tlačítko “Vložiť podpis” (3)
Program vloží na pozíciu kurzora predvolený podpis. Podpisov môžete mať samozrejme viacero. Ak kliknete na tlačítko, vloží sa predvolený podpis. Druhá možnosť je kliknúť na rozbaľovací zoznam tlačítka a vybrať si požadovaný podpis.
Podpisy môžete vytvoriť cez horné hlavné menu “Nástroje” (4) kliknete na položku Možnosti (5). V otvorenom okne kliknete na záložku “Podpisy” (6).
Na vytvorenie podpisu slúži tlačítko “Nový” (7). Kurzor sa presunie do spodného okna (8) kde napíšete znenie Vášho podpisu. Takto vytvorený podpis môžete ešte premenovať (9) a tiež určiť ktorý z podpisov bude predvolený (10). Kliknutím na tlačítko “OK” zavriete okno.

Píšte svoje e-maily rýchlejšie – podpisy (1 diel)

Možno to používate, možno nie. Možno o automatických podpisoch niečo viete, možno nie. Ak ale chcete zrýchliť Vašu prácu alebo len ju zjednodušiť, dobrou voľbou je používať automatické podpisy vo Vašom mailovom programe.
Dôvod je jednoduchý, šetrí Váš drahocenný čas. Predstavte si o koľko rýchlejšie napíšete viacero e-mailov ak po ich dopísaní už len kliknete na ikonu podpisu a Váš podpis sa vloží automaticky. Ba dokonca si môžete vybrať, ktorý z podpisov sa má použiť. Môžete tak mať podpisy pre každú príležitosť, pre každú skupinu klientov zvlášť.
Druhou výhodou je, že predpripravené podpisy môžete použiť aj na vkladanie notoricky opakovaných častí textov. Príkladom by mohla byť situácia kedy takmer každý deň žiadate aby sa klient vyjadril k predkladanému riešeniu. V tomto prípade nepotrebujete písať e-mailovú správu, len vložíte tú, už vopred uloženú (ako podpis). Doplníte klientove oslovenie či len priezvisko, pripojíte prílohu s navrhovaným riešením a odošlete. Jednoduché, že? A hlavne tá rýchlosť. Veď je to len pár kliknutí myšou.

3 top tipy na organizovanie života

1) Deň má 24 hodín :-)
2) Približne 10 hodín trávite činnosťou týkajúcou sa človeka samotného: spánok, stravovanie sa, relax…
3) Zvyšok času si môžete robiť čo len chcete. Samozrejme snažíte sa to robiť čo najlepšie…

Príhodu ako naplniť vedro skalami určite už poznáte. (Ak nie, prečítajte si ju nižšie.) Je predsa jasné, že najprv dáte do vedra tie najväčšie kamene, potom tie menšie. Pomedzi ne sa vám tam zmestí ešte piesok (na záver dokonca aj voda).
Ak by ste to urobili opačne, tak tie veľké kamene sa vám tam už potom nezmestia. To je predsa jasné. No a práve toto by ste si mali uvedomiť pri organizovaní svojho času. Deň má 24 hodín. Ak odrátate spánok, stravu, relax, cestu do práce, ostane vám z celého dňa už len 50 – 60 % času. Je to dosť málo na to, aby ste sa zaoberali malichernosťami. Ak neuprednostňujete dôležité veci, môže sa stať že: “pracujete celý deň ako drak a robotu za vami nevidno”.

Čo je ale dôležité a čo menej dôležité? Vytvoril som si zoznam činností podľa dôležitosti.
Veľké kamene:
a) rodina – rodina je ako dobrý základ, ak je rodina OK tak je všetko OK
b) zdravie – ak zdravie zanedbáme, nebudeme sa môcť naplno tešiť zo života a z práce
c) práca – práca nás živí, rozvíja a zušľachťuje…
Menšie kamene:
a) spoločnosť, priatelia a známi
b) osobný a profesijný rozvoj (koučovanie, kurzy, školenia)
c) domácnosť, členstvo v klube čí diskusnom fóre
d) pomoc blízkym, dobrovoľníctvo
Piesok (a voda):
- každodenné rutinné činnosti, ktoré vykonávame doma či pri práci
- TV, hry, zábavné surfovanie po internete, vysedávanie pri pivečku a tak ďalej, a tak ďalej…

Tento zoznam činností sa môže meniť podľa kontextu nášho veku, životnej situácie, alebo iných nepredvídateľných okolností. Podstata však zostáva rovnaká. A osobne si myslím, že úspešný človek je ten človek ktorý je úspešný vo viacerých oblastiach života. Nestačí ak je dobrý v práci a rodina sa mu rozpadá. A tiež nie je dobré ak má rodinu OK, a ledva si zarobí na živobytie. Úspešný človek by mal dobre zvládnuť viacero dôležitých vecí.

Pohár života
Profesor filozofie stál pred svojou triedou veľký sklenený pohár a začal ho plniť kameňmi veľkými asi 5 cm. Keď ho naplnil, spýtal sa študentov, či je plný. Študenti súhlasili. Potom vzal profesor škatuľu menších obliakov a vysypal ich do pohára. Trošku s ním zatrepal a obliaky vyplnili medzery medzi väčšími kameňmi. Potom sa opäť spýtal študentov, či je pohár plný. Študenti opäť s ním súhlasili. Potom vzal profesor škatuľu s pieskom, vysypal ho do pohára a piesok samozrejme vyplnil aj tie najmenšie medzery.
„A teraz si predstavte,“ povedal profesor, „že to je váš život. Kamene sú tie podstatné veci – vaša rodina, váš partner, vaše zdravie, vaše deti – skrátka veci, ktoré v prípade, že všetko ostatné stratíte, stále dokážu naplniť váš život. Obliaky sú ostatné veci, ktoré tiež stoja za povšimnutie – vaša práca, váš dom, vaše auto. Piesok, to sú všetky ostatné maličkosti. Keď naplníte pohár najprv pieskom, nezostane žiadne miesto pre kamene a obliaky. A rovnaké je to i v živote.

To-Do zoznam

Ste často zaplavení množstvom práce ktorú treba urobiť? Tej neustále prichádzajúcej práce je toľko, že neviete čo skôr, alebo dokonca na niečo dôležité zabudnete? V tom prípade potrebujete TO-DO zoznam, alebo niekoľko DO-TO zoznamov.
TO-DO zoznam je vlastne zoznam všetkých úloh ktoré máte urobiť. Ak takýto zoznam úloh máte, je veľmi málo pravdepodobné, že na niektorú úlohu zabudnete. Zároveň máte okamžitý prehľad o tých dôležitých úlohách.
Používanie TO-DO zoznamov je veľmi jednoduché. Ak ich začnete používať správne, môže to pre vás znamenať obrat v Time managemente a rast vašej efektivity práce.
Ak chcete začať používať to-do, zoberte si čistý list papiera a pod seba si napíšte všetky úlohy ktoré máte splniť. Ak je tých úloh neúmerne veľa, vytvorte si viaceré zoznamy. Každý veľký projekt tak bude mať svoj vlastný zoznam úloh. Alebo si urobte to-do zoznamy rozdelené podľa miesta. Takto môžete mať TO-DO PRÁCA pre úlohy vo vašom zamestnaní, TO-DO DOMA pre úlohy doma, TO-DO MESTO pre úlohy ktoré vybavujete v meste. Zapísané úlohy musia byť jasne definované konkrétnou vykonateľnou činnosťou. Začať pracovať na projekte XY je príliš abstraktné, no vyhodnotiť dotazníky je už konkrétna činnosť. Jednotlivé úlohy by mali byť stanovené tak, aby vás posúvali vpred. Pri každom bode to-do zoznamu by mala byť aj značka priority vykonávania jednotlivých úloh alebo termín ich splnenia. Ako označenie priority môžeme použiť písmená abecedy. A – znamená najvyššiu prioritu až C – najnižšia priorita.
K tomu aby bol váš to-do zoznam efektívny je potrebné ho pravidelne aktualizovať. Pod aktualizáciou rozumieme vytváranie zoznamov alebo pridávanie jednotlivých úloh. Či už to urobíte večer pred spaním alebo pri rannej káve závisí od vás. Ďalej tu dôležitá analýza plnenia úloh počas dňa. Čí už to urobíte vždy pri dokončení konkrétnej úlohy alebo cez prestávky je vaša vec. Ak to-do zoznam budete poctivo používať aspoň 21 dní, vytvorí sa tým pevný zvyk, zníži sa úroveň stresu a budete rýchlejšie napredovať. Verte mi, vyskúšal som to “na vlastnej koži” – oplatí sa to.
husle
OK knihy