Posts Tagged ‘time management – gtd’
(Ne)Dôležité aktivity ktoré nám berú čas
V napredovaní za svojim cieľom je dôležité okrem iného aj to, ako rýchlo napredujete. Ak sa zdržiavate zbytočnosťami, vaša produkcia je pomalá a málo zarobíte, alebo ešte k tomu vás predbehne aj vaša konkurencia či kolega. Jedným z dôvodov pomalého napredovania sú činnosti, ktoré nie sú až tak dôležité pre váš cieľ, či projekt.
Viete ako dlho trávite čas čítaním nevyžiadaných e-mailov, spoločenskými debatami s kolegami o témach mimo rámec vašej práce, varením kávy… A napokon, viete v ktorej časti dňa ste najproduktívnejší? Niekto je “ranné vtáča” a niekto “nočná sova”. Ak toto nerešpektujete, môže sa stať, že počas dňa, keď ste najproduktívnejší strácate energiu pri druhoradých činnostiach a na dôležité činnosti potom máte primálo energie. Je dôležité to vedieť a prispôsobiť tomu pracovný režim. Na produktivitu ďalej pôsobí aj celý rad faktorov ako napr.: prestávky, stres, rutinné rozptýlenia, rušivé akustické elementy, pocity…
Liekom na efektivitu práce v boji proti neproduktívnym činnostiam je protokol našich všetkých činností. Pomocou neho môžeme analyzovať ako v skutočnosti trávime svoj pracovný čas. Pri tejto analýze môžeme byť v prvých dňoch doslova zarazený nad tým, koľko času “hodíte cez palubu”. Tento protokol je dôležité: 1) vykonávať písomne; 2) aktualizovať ho pri každej zmene činnosti. Pamäť totižto môže byť špatným meradlom pri spätnom odhadovaní času. Zaznamenávať svoje činnosti treba niekoľko dní. Samozrejme nehovorím tu o písaní až vás z toho bude bolieť ruka. Cieľom tejto analýzy nie je ani ďalšie zdržiavanie sa. Dôležité je, poznamenať si čas a pre opísanie činnosti používať jednoduché heslá. Ak chcete môžete si zaznamenávať aj koľko máte energie, ako ste unavený, úroveň rušivých elementov prichádzajúcich zvonka…
Tak napr:
čas činnosť energia rušivé elementy
8.45 – príchod do práce
8.00 – 8.10 varenie kávy čí klepy s kolegami); 80% veľa
8.10 – 8.30 e-maily (e-maily aj nevyžiadaný spam) 100% málo
8.30 – 9.00 bla bla
Ak chcete ísť vpred, neotáľajte!
Ak znovu a znovu váhate či odkladáte svoje úlohy, nie ste sami. Do určitej miery to robí každý človek. Ja tiež. Dôležité je do akej miery to robíte. Ak mierne, prestaňte čítať tento článok nič vám neprinesie. Ak veľmi, je potrebné s tým niečo robiť, pretože vám to bude aj naďalej kaziť úspech, kariéru či spoločenský život.
Ak s týmto zlozvykom chcete skoncovať, najprv sa musíte naučiť rozpoznať kedy váhate či odkladáte nejakú činnosť. Na druhom mieste je dôležité zistiť prečo to robíte a napokon urobiť konkrétne kroky aby ste so tomu vyhýbali.
Kedy a Prečo donekonečna odkladáme?
a) Keď robíte niečo čo je pohodlnejšie, niečo čo vyžaduje menej námahy alebo na čo máte momentálne náladu.
b) Ďalším dôvodom môže byť práca, ktorú vám zverí ďalšia osoba a tým pádom sa vaša práca zase odložila.
c) Môže to byť aj preto, lebo si neviete stanoviť priority jednotlivých úloh a robíte to čo je menej dôležité.
d) V neposlednom rade to môžu byť vaše pochybnosti o úspešnom ukončení úlohy a tak nerobíte radšej nič.
Keď už viete že otáľate urobte niečo preto aby ste s tým skoncovali. Môžete použiť niektorý z nasledujúcich postupov:
- ujasnite si aký dopad na vás bude mať nesplnenie konkrétnej dôležitej úlohy
- odhadnite koľko času/peňazí stratíte zbytočným otáľaním
- rozdeľte si projekt na menšie úlohy
- stanovte si odmeny za zvládnutie jednotlivých úloh
- požiadajte niekoho aby vás skontroloval ako aj vaše napredovanie
- začnite hneď niečo robiť aj keď to jednoduchšie
GTD
Na internete som objavil knihu: “Mít vše hotovo”. Autor, David Allen v knihe opisuje princípy svojej prevratnej metódy GTD (Getting Things Done). Keďže otázka time managementu je mi blízka, tak som si tú knihu aj kúpil. A veru oplatilo sa.
Často sa stretávate s momentmi keď, ako sa hovorí: “nestíhate ani žiť”? V tom prípade Vám ju vrelo odporúčam. Vpodstate táto metóda je o dvoch veciach. Tou prvou je zapisovať si všetky úlohy, ktoré máme urobiť do neakého logického a dôveryhodného systému. Nie je dôležité či ten systém je papierový, alebo elektronický a tiež nie je dôležité či sú to úlohy malé alebo veľké, súčasné či budúce. Zapisovať proste treba, pretože inak ostáva všetko v hlave. Potom nedochádza k pocitu kontroly a uvoľneniu, ktoré sú potrebné k efektívnej práce. Druhou vecou je že všetky úlohy k vykonaniu sa zapisujú s konkrétnymi ďalšími krokmi, ktoré nám pomôžu kráčať priamo k cieľu.
Takéto zapisovanie má hneď niekoľko výhod: 1) pri väčších projektoch je to priam vevyhnutná vec; 2) predídete opakovanému premýšľaniu nad tou istou vecou (myseľ je už taká), no a to je neefektívne; 3) uvoľníte svoju myseľ tým, že to čo je v nej prenesiete mimo svoju hlavu, myslieť na veľa vecí naraz sa vám aj tak nepodarí; 4) ak budete všetko nosiť v hlave, vaša myseľ vám to bude pripomínať práve vtedy keď s tým nemôžete nič urobiť – toto vám zvýši napätie no nie pohodu pri práci; 5) prinesie vám to poriadok v prioritách úloh; 6) na nič nezabudnete.
Poviem vám len jedno: vyskúšal som systém GTD a on zvýšil moju produktivitu. Som s ním spokojný.
Ak vás tento systém zaujal, nabudúce vám prinesiem ďalšie myšlienky o GTD.
Time management
Jedným z dôvodov prečo nemôžme zožať úspech je, že nemáme cieľ. Ak ho aj máme niekedy nevieme ako k nemu prísť. Ďalším dôvodom môže byť, že sa nám cieľ stráca z dohľadu – akosi na neho zabúdame. Alebo aj keď tento cieľ máme neustále pred sebou, tak prílišná zaneprázdnenosť, preinformovanosť či unáhlenosť dnešnej doby nám nedovoľuje plynule na cieli pracovať.
Veď to sami poznáte. Určite ste zažili pocit, kedy “akoby ste sa prehrabávali na jednom mieste a nie a nie sa pohnúť ďalej”. Alebo keď sa snažíte, Vaša snaha sa podobá skôr na “kráčanie proti všetkým živlom prírody” ako na úspešné dosahovanie stanovených cieľov.
Jedným z možných riešení je Time Management. Je to moderná vedná disciplína, ktorá skúma človeka z pohľadu jeho činností v čase. Alebo po slovensky: Ak budeme používať fintičky manažmentu času, je celkom pravdepodobné že sa nám podarí nemrhať časom. Prácu skončíme skôr, pretože budeme pracovať efektívnejšie. A budeme mať čas žiť tak trochu normálne.
Každý deň máme príliš málo času na to, koľko toho máme urobiť. Toto môže viesť k notorickému nestíhaniu. Ale keďže máme možnosť rozhodnúť sa ako budeme tráviť svoj čas, môžeme s tým niečo urobiť. Musíme sa naučiť rozlišovať čo musíme urobiť a čo chceme urobiť. Dobrý Time management znamená porozumieť našim cieľom a zorganizovať denný rozvrh tak, aby sme napredovali. Ak sa ešte naučíme niekoľko zručností efektívnej práce, získame čas navyše.
V ďalších článkoch vám budem prinášať rôzne návody ako si zorganizovať život pomocou Time managementu.
