blog.najednotku.sk

E-mail môže byť dobrý pomocník, ale aj monštrum, ktoré Vám bude nestále sťažovať prácu. Je to s ním podobne ako s ohňom v slovenskom prísloví: Oheň je dobrý sluha, ale zlý pán. Ak chcete z neho mať dobrého sluhu, skúste sa inšpirovať nasledujúcimi bodmi:
1) Kontrolujte e-maily v intervaloch. Ak Vám robota chodí e-mailom je dobré nastaviť si sťahovanie pošty napríklad každých 30 min. Ak pre Vás nie je dôležité často kontrolovať e-maily, kontrolujte ich 3 až 4 krát za deň. Napríklad hneď keď prídete do práce, potom o 12.00 a potom o 16.00 hod. Zvyšok času môžete nerušene pracovať.
2) Deň začnite dôležitými úlohami. Vždy majte na očiach zoznam vecí, ktoré treba urobiť. Z Vášho to-do zoznamu vybavujte najskôr úlohy s najvyššou prioritou. Až potom sa venujte e-mailom a ostatným záležitostiam.
3) Na e-maily reagujte okamžite. S každým e-mailom môžete niečo urobiť. Odpovedajte naň, prepošlite (delegujte) ho ďalej, presuňte do archívu, alebo ho hneď vymažte. V žiadnom prípade ich nečítajte znovu a znovu. Nevybavené e-maily radšej označte ako nevybavené a vybavte ich v priebehu dňa. Snažte sa však aby nevybavených e-mailov nebolo viac ako sa Vám zmestí do okna e-mailového klienta.
4) Vyhľadávajte efektívne. Najviac času Vám zaberie spätné hľadanie e-mailov. Naučte sa hľadať efektívne pomocou kľúčových slov z textu e-mailu, alebo adresy odosielateľa. Ak už nemôžete vybaviť e-maily ihneď, lebo ich potrebujete mať stále k dispozícii, označte si ich (napr. farebne) alebo ich presuňte do zvláštnej zložky konkrétneho projektu. Po ukončení projektu ich vraďte spať do doručenej pošty (inbox).
5) Filtrujte svoje e-maily. Používajte antispamový filter. Používajte automatické presunutie informačných e-mailov do inej zložky.
6) Používajte dva e-mailové kontá. Jedno konto používajte na prácu. Druhé konto je určené: na zábavu; registráciu na rôznych weboch; na príjem nekonečne preposielaných prezentácií v PowerPointe a iných nedôležitých e-mailoch pri ktorých nehrozí nič vážne ak uniknú Vašej pozornosti.
7) Snažte sa vyhnúť freemailovym kontám. Obyčajne sú viac zaťažované spamom ako platené kontá o ktoré sa starajú prifíci.
8) Majte e-maily pri sebe. Synchronizujte svoje e-maily s Vašim mobilom, PDA alebo notebook-om. E-mailom sa tam môžete venovať aj počas cestovania či čakania na malé deti, kým sa im skončí hudobná škola umenia či iný krúžok

Ak sa Vám článok páčil, podporte ho: