úspech
E-mail môže byť dobrý pomocník, ale aj monštrum…
E-mail môže byť dobrý pomocník, ale aj monštrum, ktoré Vám bude nestále sťažovať prácu. Je to s ním podobne ako s ohňom v slovenskom prísloví: Oheň je dobrý sluha, ale zlý pán. Ak chcete z neho mať dobrého sluhu, skúste sa inšpirovať nasledujúcimi bodmi:
1) Kontrolujte e-maily v intervaloch. Ak Vám robota chodí e-mailom je dobré nastaviť si sťahovanie pošty napríklad každých 30 min. Ak pre Vás nie je dôležité často kontrolovať e-maily, kontrolujte ich 3 až 4 krát za deň. Napríklad hneď keď prídete do práce, potom o 12.00 a potom o 16.00 hod. Zvyšok času môžete nerušene pracovať.
2) Deň začnite dôležitými úlohami. Vždy majte na očiach zoznam vecí, ktoré treba urobiť. Z Vášho to-do zoznamu vybavujte najskôr úlohy s najvyššou prioritou. Až potom sa venujte e-mailom a ostatným záležitostiam.
3) Na e-maily reagujte okamžite. S každým e-mailom môžete niečo urobiť. Odpovedajte naň, prepošlite (delegujte) ho ďalej, presuňte do archívu, alebo ho hneď vymažte. V žiadnom prípade ich nečítajte znovu a znovu. Nevybavené e-maily radšej označte ako nevybavené a vybavte ich v priebehu dňa. Snažte sa však aby nevybavených e-mailov nebolo viac ako sa Vám zmestí do okna e-mailového klienta.
4) Vyhľadávajte efektívne. Najviac času Vám zaberie spätné hľadanie e-mailov. Naučte sa hľadať efektívne pomocou kľúčových slov z textu e-mailu, alebo adresy odosielateľa. Ak už nemôžete vybaviť e-maily ihneď, lebo ich potrebujete mať stále k dispozícii, označte si ich (napr. farebne) alebo ich presuňte do zvláštnej zložky konkrétneho projektu. Po ukončení projektu ich vraďte spať do doručenej pošty (inbox).
5) Filtrujte svoje e-maily. Používajte antispamový filter. Používajte automatické presunutie informačných e-mailov do inej zložky.
6) Používajte dva e-mailové kontá. Jedno konto používajte na prácu. Druhé konto je určené: na zábavu; registráciu na rôznych weboch; na príjem nekonečne preposielaných prezentácií v PowerPointe a iných nedôležitých e-mailoch pri ktorých nehrozí nič vážne ak uniknú Vašej pozornosti.
7) Snažte sa vyhnúť freemailovym kontám. Obyčajne sú viac zaťažované spamom ako platené kontá o ktoré sa starajú prifíci.
8) Majte e-maily pri sebe. Synchronizujte svoje e-maily s Vašim mobilom, PDA alebo notebook-om. E-mailom sa tam môžete venovať aj počas cestovania či čakania na malé deti, kým sa im skončí hudobná škola umenia či iný krúžok 
Ak sa Vám článok páčil, podporte ho: 
Hľadanie riešenia počas spánku
Kedysi som čítal o tom, že riešenie rôznych otázok môže človek nájsť aj počas spánku. Práve v spánku má človek neaktívne vedomie a činné je podvedomie, ktoré môže dopomôcť k nájdeniu kreatívneho riešenia. Len je potrebné si to hneď zapísať pretože 5 minút po prebudení, zabudneme polovicu snov, a o ďalších 5 minút zabudneme takmer všetko, čo sme v sne videli. Sen však môže byť pre človeka veľmi užitočný.
Dôležité pri tomto nachádzaní riešení, je kvalitný spánok. Ak pravidelne dobre spíte, vstúpite do fázy REM spánku a môžete si zlepšiť schopnosť kreatívneho riešenia problémov až o 40 percent. Ďalšou podmienkou je zaoberať sa riešenou otázkou pred spaním. Nesmiete však uzatvárať riešenie otázky akýmkoľvek spôsobom, pretože sa otázkou Vaše podvedomie prestane zaoberať. Teda nehovorte si: "takto a takto by to mohlo byť". Otázka musí ostať otvorená. Zaoberáme sa len všetkými možnými nápadmi riešenia. Po prebudení si zapíšte všetky nápady. Najlepšie je to ihneď po prebudení, ako aj počas celého dňa. Môžete si zriadiť k tomuto účelu zvláštny zošit. Tento postup je dobré opakovať viac dní za sebou. A samozrejme nedajte sa odradiť prvými pokusmi bez akéhokoľvek nápadu. Niekedy si na tento spôsob hľadania odpovede či riešenia treba zvyknúť počas niekoľkých dní alebo aj týždňov.
Svoju kreativitu v spánku využívali mnohí vedci (Thomas Edison), umelci (Salvador Dalí) spisovatelia (Stephen King) a mnohí ďalší… Mendelejev údajne videl svoju tabuľku chemických prvkov v sne. Mary Godvin sa raz v noci zobudila na sen v ktorom videla príšeru a tak vznikol jeden z najznámejších hororov – Frankenstein. Paul McCartney počul po prebudení vo svojej hlave melódiu. Sadol si ku klavíru a zapísal sa do dejín populárnej hudby piesňou Yesterday.
Takže je to na Vás. Vyskúšate to?
Ak sa Vám článok páčil, podporte ho:
Hľadanie riešenia – brainstorming
Život pred nás kladie stále nové otázky. Tieto otázky treba riešiť. Vyriešením otázok a problémov sa človek posunie ďalej. Má za sebou ďalšiu skúsenosť. Práve vyriešením otázky sa mu predkladajú nové možnosti, ktoré by sa mu neponúkli ak by problém neriešil.
A zase naopak ak človek predkladané otázky nerieši, po čase pred nimi musí utekať – stanú sa jeho nočnou morou. Život je už raz taký. Stále nám predkladá nové otázky. Niekedy sa otázky riešia celkom ľahko. Niekedy je to ťažšie až flustrujúce.
K riešeniu otázok existuje množstvo spôsobov a techník. Jednou z nich je brainstorming. Môžeme ním riešiť problém v práci, vyriešiť podnikateľský zámer, alebo osobné vzťahy či rodinné záležitosti. Brainstormingom môžeme vidieť do problému lepšie a môžeme si vybrať to najlepšie riešenie z mnohých ďalších.
Cieľom brainstormingu je nájsť nové netradičné riešenia. Podstatou je uvoľniť predstavivosť, fantáziu a obrazotvornosť, generovať nápady, vzájomne sa inšpirovať so snahou uplatniť sa a odstrániť zábrany.
Brainstorming (z angl. brain – mozog, angl. storm – búrka) je kreatívna metóda založená na skupinovom riešení problému. Zakladateľ tejto metódy vychádzal z predpokladu, že ľudia svoje nápady radšej ani nevyslovia, lebo sa boja že ich nápady sú nereálne, bláznivé alebo smiešne. Toto ale kreativite neprospieva. Preto prvou zásadou je nehodnotiť jednotlivé nápady. Hodnotenie patrí až na záver. Druhým pravidlom je, čím viac nápadov tým väčšia pravdepodobnosť toho že medzi nimi nájdeme vhodné riešenie. Ten najoriginálnejší nápad prichádza obyčajne až keď sa konzervatívne myšlienky vyčerpali. Po tretie: skupina ľudí sa navzájom inšpiruje a povzbudzuje v hľadaní ďalších a ďalších nápadov.
Postup:
1) oboznámenie s otázkou ktorú budeme riešiť
2) vlastný brainstorming
3) vyhodnotenie
Píšte svoje e-maily rýchlejšie – automatické podpisy (2. diel)
Podpisy v Outlook Express
V tomto programe slúži na vkladanie podpisu tlačidlo “Vložiť podpis”.
Práca je tu teda jednoduchá:
- klik na tlačítko “nová správa” (1)
- napíšete svoj e-mail (2)
- kliknete na tlačítko “Vložiť podpis” (3)
Program vloží na pozíciu kurzora predvolený podpis. Podpisov môžete mať samozrejme viacero. Ak kliknete na tlačítko, vloží sa predvolený podpis. Druhá možnosť je kliknúť na rozbaľovací zoznam tlačítka a vybrať si požadovaný podpis.
Podpisy môžete vytvoriť cez horné hlavné menu “Nástroje” (4) kliknete na položku Možnosti (5). V otvorenom okne kliknete na záložku “Podpisy” (6).
Na vytvorenie podpisu slúži tlačítko “Nový” (7). Kurzor sa presunie do spodného okna (8) kde napíšete znenie Vášho podpisu. Takto vytvorený podpis môžete ešte premenovať (9) a tiež určiť ktorý z podpisov bude predvolený (10). Kliknutím na tlačítko “OK” zavriete okno.
(Ne)Dôležité aktivity ktoré nám berú čas
V napredovaní za svojim cieľom je dôležité okrem iného aj to, ako rýchlo napredujete. Ak sa zdržiavate zbytočnosťami, vaša produkcia je pomalá a málo zarobíte, alebo ešte k tomu vás predbehne aj vaša konkurencia či kolega. Jedným z dôvodov pomalého napredovania sú činnosti, ktoré nie sú až tak dôležité pre váš cieľ, či projekt.
Viete ako dlho trávite čas čítaním nevyžiadaných e-mailov, spoločenskými debatami s kolegami o témach mimo rámec vašej práce, varením kávy… A napokon, viete v ktorej časti dňa ste najproduktívnejší? Niekto je “ranné vtáča” a niekto “nočná sova”. Ak toto nerešpektujete, môže sa stať, že počas dňa, keď ste najproduktívnejší strácate energiu pri druhoradých činnostiach a na dôležité činnosti potom máte primálo energie. Je dôležité to vedieť a prispôsobiť tomu pracovný režim. Na produktivitu ďalej pôsobí aj celý rad faktorov ako napr.: prestávky, stres, rutinné rozptýlenia, rušivé akustické elementy, pocity…
Liekom na efektivitu práce v boji proti neproduktívnym činnostiam je protokol našich všetkých činností. Pomocou neho môžeme analyzovať ako v skutočnosti trávime svoj pracovný čas. Pri tejto analýze môžeme byť v prvých dňoch doslova zarazený nad tým, koľko času “hodíte cez palubu”. Tento protokol je dôležité: 1) vykonávať písomne; 2) aktualizovať ho pri každej zmene činnosti. Pamäť totižto môže byť špatným meradlom pri spätnom odhadovaní času. Zaznamenávať svoje činnosti treba niekoľko dní. Samozrejme nehovorím tu o písaní až vás z toho bude bolieť ruka. Cieľom tejto analýzy nie je ani ďalšie zdržiavanie sa. Dôležité je, poznamenať si čas a pre opísanie činnosti používať jednoduché heslá. Ak chcete môžete si zaznamenávať aj koľko máte energie, ako ste unavený, úroveň rušivých elementov prichádzajúcich zvonka…
Tak napr:
čas činnosť energia rušivé elementy
8.45 – príchod do práce
8.00 – 8.10 varenie kávy čí klepy s kolegami); 80% veľa
8.10 – 8.30 e-maily (e-maily aj nevyžiadaný spam) 100% málo
8.30 – 9.00 bla bla
Ak chcete ísť vpred, neotáľajte!
Ak znovu a znovu váhate či odkladáte svoje úlohy, nie ste sami. Do určitej miery to robí každý človek. Ja tiež. Dôležité je do akej miery to robíte. Ak mierne, prestaňte čítať tento článok nič vám neprinesie. Ak veľmi, je potrebné s tým niečo robiť, pretože vám to bude aj naďalej kaziť úspech, kariéru či spoločenský život.
Ak s týmto zlozvykom chcete skoncovať, najprv sa musíte naučiť rozpoznať kedy váhate či odkladáte nejakú činnosť. Na druhom mieste je dôležité zistiť prečo to robíte a napokon urobiť konkrétne kroky aby ste so tomu vyhýbali.
Kedy a Prečo donekonečna odkladáme?
a) Keď robíte niečo čo je pohodlnejšie, niečo čo vyžaduje menej námahy alebo na čo máte momentálne náladu.
b) Ďalším dôvodom môže byť práca, ktorú vám zverí ďalšia osoba a tým pádom sa vaša práca zase odložila.
c) Môže to byť aj preto, lebo si neviete stanoviť priority jednotlivých úloh a robíte to čo je menej dôležité.
d) V neposlednom rade to môžu byť vaše pochybnosti o úspešnom ukončení úlohy a tak nerobíte radšej nič.
Keď už viete že otáľate urobte niečo preto aby ste s tým skoncovali. Môžete použiť niektorý z nasledujúcich postupov:
- ujasnite si aký dopad na vás bude mať nesplnenie konkrétnej dôležitej úlohy
- odhadnite koľko času/peňazí stratíte zbytočným otáľaním
- rozdeľte si projekt na menšie úlohy
- stanovte si odmeny za zvládnutie jednotlivých úloh
- požiadajte niekoho aby vás skontroloval ako aj vaše napredovanie
- začnite hneď niečo robiť aj keď to jednoduchšie
ako na úspech… (2)
Predstavte si, že sa prechádzate po lese a zrazu zbadáte veľkého vlka. V momente Vám začne srdce divo biť a poriadne sa Vám zvýši adrenalín. Normálna reakcia na bezprostredné nebezpečenstvo. Ale o niekoľko sekúnd zbadáte aj majiteľa tohoto vlka (vlastne to nie je vlk, ale pes na prechádze so svojim pánom). Zavolá ho po mene, pes unudene zívne a pomaly sa poberie za svojim pánom. – koniec predstavy. Nebezpečenstvo je preč. Ale pred chvíľkou tu bolo.
Človek vždy reaguje na základe toho, čo vidí. Problém však nebol v tom vlkovi/psovi, ale v tom ako ho človek vníma. Je to v tom ako sa pozerá na veci. Epiktetos hovoril, že ho netrápia okolnosti ktoré prichádzajú, ale to ako ich ľudia vnímajú.
Existuje veľa vecí, ktoré človek vníma znovu a znovu rovnakým spôsobom. Takto vznikajú zvyky. Sú našimi postojmi, ako reagujeme na tie isté veci. Sú ako sudcovia ktorí sú pripravení vyniesť rozsudok. Tieto postoje môžu urobiť zo zážitku príjemnú, alebo nepríjemnú záležitosť. Stará múdrosť hovorí: “dvaja muži sa spoza mreží dívali, jeden blato videl, druhý ako hviezdy padali”. Tú istú skúsenosť budú dvaja ľudia vnímať rozlične. A tak z tej istej skúsenosti si možete urobiť konštruktívnu výzvu rásť, alebo ničivú katastrofu zakrpatenia. Tá dobrá správa znie, že svoje postoje a tým aj svoj život môžeme meniť. Tie dobré zvyky môžeme zachovať, zlé vykoreniť a samozrejme vytvoriť návyky nové.
Naše šťastie nezávisí od toho, čo sa nám stane, ale od toho čo sa stane v nás. Ak chce človek rásť, musí si položiť otázku ako tú situáciu vidí a čo sa s tým dá robiť. Keď sa budeme stavať k životu pozitívne a víťazne bez ohľadu na to čo nás v živote stretne, spoznáme tajomstvo šťastného života.
