time management – gtd
To-Do zoznam
TO-DO zoznam je vlastne zoznam všetkých úloh ktoré máte urobiť. Ak takýto zoznam úloh máte, je veľmi málo pravdepodobné, že na niektorú úlohu zabudnete. Zároveň máte okamžitý prehľad o tých dôležitých úlohách.
Používanie TO-DO zoznamov je veľmi jednoduché. Ak ich začnete používať správne, môže to pre vás znamenať obrat v Time managemente a rast vašej efektivity práce.
Ak chcete začať používať to-do, zoberte si čistý list papiera a pod seba si napíšte všetky úlohy ktoré máte splniť. Ak je tých úloh neúmerne veľa, vytvorte si viaceré zoznamy. Každý veľký projekt tak bude mať svoj vlastný zoznam úloh. Alebo si urobte to-do zoznamy rozdelené podľa miesta. Takto môžete mať TO-DO PRÁCA pre úlohy vo vašom zamestnaní, TO-DO DOMA pre úlohy doma, TO-DO MESTO pre úlohy ktoré vybavujete v meste. Zapísané úlohy musia byť jasne definované konkrétnou vykonateľnou činnosťou. Začať pracovať na projekte XY je príliš abstraktné, no vyhodnotiť dotazníky je už konkrétna činnosť. Jednotlivé úlohy by mali byť stanovené tak, aby vás posúvali vpred. Pri každom bode to-do zoznamu by mala byť aj značka priority vykonávania jednotlivých úloh alebo termín ich splnenia. Ako označenie priority môžeme použiť písmená abecedy. A – znamená najvyššiu prioritu až C – najnižšia priorita.
K tomu aby bol váš to-do zoznam efektívny je potrebné ho pravidelne aktualizovať. Pod aktualizáciou rozumieme vytváranie zoznamov alebo pridávanie jednotlivých úloh. Či už to urobíte večer pred spaním alebo pri rannej káve závisí od vás. Ďalej tu dôležitá analýza plnenia úloh počas dňa. Čí už to urobíte vždy pri dokončení konkrétnej úlohy alebo cez prestávky je vaša vec. Ak to-do zoznam budete poctivo používať aspoň 21 dní, vytvorí sa tým pevný zvyk, zníži sa úroveň stresu a budete rýchlejšie napredovať. Verte mi, vyskúšal som to “na vlastnej koži” – oplatí sa to.
GTD
Na internete som objavil knihu: “Mít vše hotovo”. Autor, David Allen v knihe opisuje princípy svojej prevratnej metódy GTD (Getting Things Done). Keďže otázka time managementu je mi blízka, tak som si tú knihu aj kúpil. A veru oplatilo sa.
Často sa stretávate s momentmi keď, ako sa hovorí: “nestíhate ani žiť”? V tom prípade Vám ju vrelo odporúčam. Vpodstate táto metóda je o dvoch veciach. Tou prvou je zapisovať si všetky úlohy, ktoré máme urobiť do neakého logického a dôveryhodného systému. Nie je dôležité či ten systém je papierový, alebo elektronický a tiež nie je dôležité či sú to úlohy malé alebo veľké, súčasné či budúce. Zapisovať proste treba, pretože inak ostáva všetko v hlave. Potom nedochádza k pocitu kontroly a uvoľneniu, ktoré sú potrebné k efektívnej práce. Druhou vecou je že všetky úlohy k vykonaniu sa zapisujú s konkrétnymi ďalšími krokmi, ktoré nám pomôžu kráčať priamo k cieľu.
Takéto zapisovanie má hneď niekoľko výhod: 1) pri väčších projektoch je to priam vevyhnutná vec; 2) predídete opakovanému premýšľaniu nad tou istou vecou (myseľ je už taká), no a to je neefektívne; 3) uvoľníte svoju myseľ tým, že to čo je v nej prenesiete mimo svoju hlavu, myslieť na veľa vecí naraz sa vám aj tak nepodarí; 4) ak budete všetko nosiť v hlave, vaša myseľ vám to bude pripomínať práve vtedy keď s tým nemôžete nič urobiť – toto vám zvýši napätie no nie pohodu pri práci; 5) prinesie vám to poriadok v prioritách úloh; 6) na nič nezabudnete.
Poviem vám len jedno: vyskúšal som systém GTD a on zvýšil moju produktivitu. Som s ním spokojný.
Ak vás tento systém zaujal, nabudúce vám prinesiem ďalšie myšlienky o GTD.
Time management
Jedným z dôvodov prečo nemôžme zožať úspech je, že nemáme cieľ. Ak ho aj máme niekedy nevieme ako k nemu prísť. Ďalším dôvodom môže byť, že sa nám cieľ stráca z dohľadu – akosi na neho zabúdame. Alebo aj keď tento cieľ máme neustále pred sebou, tak prílišná zaneprázdnenosť, preinformovanosť či unáhlenosť dnešnej doby nám nedovoľuje plynule na cieli pracovať.
Veď to sami poznáte. Určite ste zažili pocit, kedy “akoby ste sa prehrabávali na jednom mieste a nie a nie sa pohnúť ďalej”. Alebo keď sa snažíte, Vaša snaha sa podobá skôr na “kráčanie proti všetkým živlom prírody” ako na úspešné dosahovanie stanovených cieľov.
Jedným z možných riešení je Time Management. Je to moderná vedná disciplína, ktorá skúma človeka z pohľadu jeho činností v čase. Alebo po slovensky: Ak budeme používať fintičky manažmentu času, je celkom pravdepodobné že sa nám podarí nemrhať časom. Prácu skončíme skôr, pretože budeme pracovať efektívnejšie. A budeme mať čas žiť tak trochu normálne.
Každý deň máme príliš málo času na to, koľko toho máme urobiť. Toto môže viesť k notorickému nestíhaniu. Ale keďže máme možnosť rozhodnúť sa ako budeme tráviť svoj čas, môžeme s tým niečo urobiť. Musíme sa naučiť rozlišovať čo musíme urobiť a čo chceme urobiť. Dobrý Time management znamená porozumieť našim cieľom a zorganizovať denný rozvrh tak, aby sme napredovali. Ak sa ešte naučíme niekoľko zručností efektívnej práce, získame čas navyše.
V ďalších článkoch vám budem prinášať rôzne návody ako si zorganizovať život pomocou Time managementu.
